FAQ – Quels documents conserver afin de prouver la titularité de ses droits ?

Un auteur qui créé une œuvre en dehors de toute relation de travail est titulaire des droits sur cette œuvre et doit conserver les documents suivants afin d’en apporter la preuve :

• tout document attestant de l’identité de l’auteur et de la date de création de l’œuvre (croquis, maquettes, documents numériques comportant une date, emails, bons à tirer, etc.).

 Un salarié qui crée une œuvre (à l’exception d’un logiciel) est titulaire des droits sur ladite œuvre. Pour apporter la preuve de cette titularité, il convient de conserver :

• contrat(s) de travail et avenant(s) éventuel(s) ;
• lettres de mission ;
• bulletins de paie ;
• tout échange écrit entre le salarié et l’entreprise relatif aux fonctions occupées et aux missions confiées qui font référence à la création et/ou à l’activité créatrice du salarié ;
• tous les courriers électroniques reçus et émis par le salarié depuis sa boîte professionnelle et relatifs à la création.

Pour une œuvre créée par un prestataire, le commanditaire doit conserver :

• toute correspondance échangée entre l’entreprise et le prestataire avant et pendant la création de l’œuvre et qui est relative à la création commandée ;
• cahier des charges remis par l’entreprise au prestataire et les éventuelles évolutions apportées tout au long de la réalisation ;
• contrat de commande ou lettre de mission ;
• contrat de cession de droits.

Un dirigeant d’entreprise qui crée une œuvre (y compris un logiciel) est titulaire des droits sur ladite œuvre. Afin de prouver qu’il a cédé ses droits à son entreprise, il convient de conserver :

• contrat de cession ou traité d’apport par lequel le dirigeant cède ses droits à l’entreprise ;
• contrat de licence d’utilisation conclu avec le dirigeant si ce dernier a tenu à rester titulaire des droits mais à autoriser l’entreprise à exploiter la création.

Un stagiaire qui crée une œuvre (y compris un logiciel) est titulaire des droits sur ladite œuvre et doit conserver :

• tout document attestant que l’auteur est le stagiaire et permettant de dater la création (croquis, maquettes, documents numériques comportant une date, bons à tirer, etc.) ;
• convention de stage ;
• tout échange écrit (emails, lettre de mission, etc.) entre le stagiaire et l’entreprise relatif à la création de l’œuvre.

Pour une œuvre créée par un salarié (à l’exception d’un logiciel) ou un stagiaire mais dont l’employeur a obtenu les droits, l’employeur doit être en mesure de produire :

• contrat de cession de droits ;
• contrat de travail ou convention de stage intégrant une clause de cession de droits.
  

Pour une œuvre qualifiée de « collective », l’employeur doit conserver :

• tout document attestant de la divulgation de l’œuvre sous le nom de l’entreprise ;
• lettres de mission remises aux salariés et/ou aux contributeurs.

Le producteur d’une base de données bénéficie du droit sui generis des producteurs de bases de données s’il est en mesure de prouver qu’il a réalisé un investissement financier, matériel ou humain substantiel pour constituer, vérifier ou présenter le contenu de la base. Il doit pour cela conserver :

• contrats de travail, bulletins de paie et lettres de mission remises aux salariés dont les taches sont en rapport avec la base ;
• contrats et factures des prestataires intervenus dans le cadre de l’élaboration de la base ;
• factures relatives au matériel informatique directement affecté à la base ;
• document comptable ou financier faisant apparaitre les dépenses relatives à la recherche, la collecte et la vérification des données constituant la base.

Un salarié qui crée un logiciel dans l’exercice de ses fonctions ou d’après les instructions de son employeur n’est pas titulaire des droits patrimoniaux portants sur ce logiciel. Ces droits étant dévolus à l’employeur, celui-ci doit conserver :

• contrat(s) de travail et avenant(s) éventuel(s) du ou des salariés qui ont créé le logiciel ;
• lettres de mission remises au salarié ;
• bulletins de paie ;
• tout échange écrit entre le salarié et l’entreprise ayant trait aux fonctions occupées et aux missions confiées, à condition que ces dernières soient en relation avec la création du logiciel.