Le tiers archiveur : quelle utilité ?

La gestion des documents administratifs & confidentiels a toujours été un sujet préoccupant pour les entreprises. Certains documents doivent être conservés pendant de nombreuses années (documents bancaires, factures…). Ils doivent donc être classés et rangés correctement afin de rester facilement accessibles. Mais comment retrouver rapidement une facture adressée à un client il y a des années ? Comment accéder facilement à un contrat établi avec un prestataire il y a longtemps ?

S’il est possible d’utiliser la méthode ancestrale de conservation de documents dans ses locaux, cela peut vite devenir un véritable défi organisationnel lorsque les documents s’accumulent.

Faire appel à un prestataire spécialisé dans la gestion et la conservation de document est donc une solution qui peut vous éviter bien des problèmes.

Le tiers archiveur, un gage de qualité

Un document inaltérable conservé en lieu sûr

On désigne par tiers archiveur, un organisme qui s’occupe de collecter, de stocker et de conserver les archives qu’il reçoit. Il garantit à son client la bonne conservation de ces données, leur protection et leur mise à disposition ainsi que la possibilité de restituer ces données à leur propriétaire sur demande.

En faisant appel à un tiers archiveur, vous limitez les risques de pertes de vos documents liés à des évènements naturels ou à des erreurs humaines (incendie, inondation, cambriolage, destruction volontaire …), car les structures et technologies utilisées par les archiveurs sont soumises à des normes de sécurité élevées.

En plus d’avoir une infrastructure adaptée, le tiers archiveur possède des technologies habilitées qui garantiront la sécurité, la pérennité et la confidentialité des données que vous lui transmettez (système de protection anti-incendie, système de télésurveillance, sites sécurisés…). Vous vous assurez aussi une restitution simplifiée et rapide de vos documents, une traçabilité des consultations et l’expertise d’un spécialiste du domaine habitué à gérer toutes sortes de problématiques de conservation et de sécurisation des données.

En termes de conservation et d’archivage, la norme NF Z 42-013 régi aujourd’hui les conditions d’archivage pour garantir, conservation, sécurité et restitution des données.

L’archivage, un outil de preuve dans le temps

Le procédé de conservation de vos documents utilisé par un prestataire externe est appelé archivage. Il se définit comme l’ensemble des mesures techniques et organisationnelles nécessaires à l’enregistrement, le stockage et la restitution de données.
L’archivage vous permet de conserver vos documents sur le long terme, sans risque d’érosion. Mais ce n’est pas le seul avantage.

Dans le domaine de la propriété intellectuelle, l’archivage peut aussi vous servir de preuve de titularité. Lorsque vous transmettez des documents à un tiers archiveur certifié, celui-ci est archivé puis horodaté. La date et l’heure est enregistrée immédiatement après la réception et le stockage des documents par le tiers archiveur.

Cet horodatage électronique dispose d’une reconnaissance juridique : il fait office de preuve irréfutable en cas de litige. Ainsi utiliser un jeton d’horodatage par l’intermédiaire d’un prestataire agréé permet notamment de prouver :

• L’intégrité d’un document sur le long terme (grâce à l’empreinte numérique émise)
• L’antériorité d’un document
• Un accusé de réception : le cachet peut ainsi attester de la date et l’heure de la réception d’un document.
• Caractère opposable car l’horodatage constitue un élément de preuve reconnu par les instances légales
• La traçabilité d’un projet : en suivant les différentes opérations et évolutions dans le temps

Archivage physique ou numérique ?

L’archivage physique était principalement utilisé avant les années 2000 mais dans le cadre des nouveaux besoins émergents de sécurité et de traçabilité, les processus des systèmes d’information se sont adaptés et l’archivage numérique s’est démocratisé.

La dématérialisation des documents est devenue un enjeu pour les entreprises en termes de sécurité, de traçabilité et d’accessibilité. La loi du 13 Mars 2000 a aussi changé la donne. En reconnaissant le document électronique au même titre que le document papier, la loi a permis à l’archivage numérique de s’affirmer.

Si l’intérêt d’utiliser un service d’archivage numérique peut être débattue pour un usage personnel, son utilisation peut-paraître beaucoup plus évidente pour un usage professionnel et ceux pour plusieurs raisons :

• Un gain de place : un SSD d’1 tera octet contient les informations d’une salle d ‘archives de 43 000m2.
• Un gain de temps : plus de perte de temps liée à des activités de recherche, de tri ou de destruction des informations.
• Une réduction des coûts de papier : plus besoin d’imprimer
• Une restitution plus facile des données : plusieurs formats ou supports de restitution possibles
• De sécuriser l’accès aux archives

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