Le tiers archiveur : quelle utilité ?

La gestion des documents administratifs & confidentiels a toujours été un sujet préoccupant pour les entreprises. Certains documents doivent être conservés pendant de nombreuses années (documents bancaires, factures…). Ils doivent donc être classés et rangés correctement afin de rester facilement accessibles. Mais comment retrouver rapidement une facture envoyée à un client plusieurs années auparavant ? Comment accéder facilement à un contrat établi avec un prestataire il y a longtemps ?

S’il est possible d’utiliser la méthode ancestrale de conservation de documents dans ses locaux, cela peut vite devenir un véritable défi organisationnel lorsque les documents s’accumulent.

Faire appel à un prestataire spécialisé dans la gestion et la conservation de document est donc une solution qui peut vous éviter bien des problèmes.

Les points clés à retenir sur le tiers archiveur

• Le tiers archiveur est un prestataire spécialisé chargé de collecter, conserver et restituer les archives d’une entreprise dans des conditions sécurisées.
• Il garantit la conservation, l’intégrité et la confidentialité des documents archivés grâce à des infrastructures et des technologies dédiées.
• L’archivage permet de retrouver rapidement des documents anciens tout en assurant leur disponibilité sur le long terme.
• Les systèmes d’archivage peuvent intégrer un horodatage électronique, permettant de prouver l’antériorité et l’intégrité d’un document en cas de litige.
• L’archivage numérique s’est fortement développé avec la dématérialisation des documents et la reconnaissance juridique du document électronique par la loi du 13 mars 2000.
• Pour les entreprises, l’archivage numérique apporte des avantages concrets : gain de place, gain de temps, réduction des coûts et meilleure traçabilité des données.

Le tiers archiveur, un gage de qualité

On désigne par tiers archiveur un organisme chargé de collecter, stocker et conserver les archives qui lui sont confiées. Il garantit à son client la bonne conservation de ces données, leur protection et leur mise à disposition, ainsi que la possibilité de restituer ces documents à leur propriétaire sur demande.

En faisant appel à un tiers archiveur, vous limitez les risques de pertes de vos documents liés à des évènements naturels ou à des erreurs humaines (incendie, inondation, cambriolage, destruction volontaire …), car les structures et technologies utilisées par les archiveurs sont soumises à des normes de sécurité élevées.

En plus de disposer d’infrastructures adaptées, le tiers archiveur utilise des technologies spécifiques garantissant la sécurité, la pérennité et la confidentialité des données qui lui sont confiées (système de protection anti-incendie, système de télésurveillance, sites sécurisés…).

Vous bénéficiez également d’une restitution simplifiée et rapide de vos documents, d’une traçabilité des consultations et de l’expertise d’un spécialiste habitué à gérer différentes problématiques liées à la conservation et à la sécurisation des données.

En termes de conservation et d’archivage, la norme NF Z 42-013 régit aujourd’hui les conditions d’archivage pour garantir la conservation, la sécurité et la restitution des données.

L’archivage, un outil de preuve dans le temps

Le procédé de conservation des documents utilisé par un prestataire externe est appelé archivage. Il se définit comme l’ensemble des mesures techniques et organisationnelles nécessaires à l’enregistrement, au stockage et la restitution de données.

L’archivage permet de conserver les documents sur le long terme, sans risque d’altération. Mais ce n’est pas son seul avantage.

Dans le domaine de la propriété intellectuelle, l’archivage peut aussi vous servir de preuve de titularité. Lorsque des documents sont transmis à un tiers archiveur certifié, ils sont archivés puis horodatés. La date et l’heure sont enregistrées immédiatement après la réception et le stockage des documents.

Cet horodatage électronique bénéficie d’une reconnaissance juridique et constitue un élément preuve irréfutable en cas de litige. L’utilisation d’un jeton d’horodatage par l’intermédiaire d’un prestataire agréé permet notamment de prouver :

• L’intégrité d’un document sur le long terme (grâce à l’empreinte numérique émise)
• L’antériorité d’un document
• La date et l’heure de réception d’un document attesté par le cachet
• Le caractère opposable de la preuve
• La traçabilité d’un projet, en suivant les différentes opérations et évolutions dans le temps.

Archivage physique ou numérique ?

L’archivage physique était principalement utilisé avant les années 2000. Toutefois, face aux nouveaux besoins en matière de sécurité et de traçabilité, les systèmes d’information se sont adaptés et l’archivage numérique s’est progressivement démocratisé.

La dématérialisation des documents est devenue un enjeu pour les entreprises en matière de sécurité, de traçabilité et d’accessibilité. La loi du 13 mars 2000, en reconnaissant la valeur juridique du document électronique au même titre que le document papier, a également contribué au développement de l’archivage numérique.

Si l’intérêt d’un service d’archivage numérique peut être discuté dans un cadre personnel, son utilisation apparaît beaucoup plus évidente dans un contexte professionnel pour plusieurs raisons :

• Un gain de place : un SSD d’1 téraoctet peut contenir l’équivalent des informations d’une salle d’archives de 43 000 m².
• Un gain de temps : réduction des activités de recherche, de tri ou de destruction des documents.
• Une réduction des coûts liés au papier : plus besoin d’imprimer.
• Une restitution plus facile des données : plusieurs formats ou supports de restitution sont possibles.
• Une meilleure sécurisation de l’accès aux archives.

Le tiers archiveur : un acteur clé de la sécurité documentaire

Le recours à un tiers archiveur permet aux entreprises de confier la conservation de leurs documents à un prestataire spécialisé garantissant leur intégrité, leur sécurité et leur disponibilité dans le temps.

Dans un contexte de dématérialisation croissante et de reconnaissance juridique du document électronique, l’archivage constitue également un outil probatoire utile pour démontrer l’antériorité ou l’intégrité d’un document en cas de litige.

Faire appel à un tiers archiveur contribue ainsi à sécuriser le patrimoine informationnel de l’entreprise, tout en facilitant la gestion et l’accès aux archives sur le long terme.

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